Kävin kouluttamassa Kouvolan kirjaston henkilökuntaa heidän kehittämispäivässään 7.5.2024 lean-ajattelusta kirjastossa. Koulutusaihe oli mielessä kirjastolla itsellään, ja ehdotin itseäni kouluttamaan aiheesta, kun kouvolalaiset kyselivät sopivaa kouluttajaa Facebookissa.
Miksi ehdotin itseäni, vaikka en ole varsinainen lean-kouluttaja? Tunnen sen sijaan kirjastoalan hyvin ja takataskussa on lähes valmis palvelumuotoilun maisteritutkinto sekä tuotekehitystyön erikoisammattitutkinto. Palvelumuotoilussa ja lean-ajattelussa on selkeät eroavaisuutensa, mutta niissä sovelletaan myös paljon samoja ajattelumalleja ja menetelmiä. Lähdinkin soveltamaan näitä ajattelumalleja ja pyrin tarjoamaan niistä parhaan cocktailin kirjastomaailmaan soveltuen.
Lean-ajattelu sopii kirjastoihin
Äkkiseltään voisi ajatella, että tuotantotalouteen ja autotehtaisiin liitetty lean-filosofia ei kovin hyvin sopisi kirjastoihin. Kuitenkin tässä ajattelumallissa nähdään vähän turhan kapeasti lean, ja toisaalta kirjastoistakin löytyy paljon erilaisia prosesseja kehitettäväksi. Sekä kirjastoissa että lean-ajattelussa asiakas on hyvin keskiössä, ja se ajatus, että asiakas määrittää palvelun arvon sopii hyvin kirjastonkin sovellettavaksi.
Lean-ajattelua on hyödynnetty kirjastoissakin, esimerkiksi Lahdessa meillä oli keväällä 2023 aiheesta koulutusta ja sen seurauksena kehittämisprojekti käynnissä liittyen poissaolojen paikkaamiseen ja perehdytykseen. Ritva Nyberg on Vantaan työskentelyvuosinaan kertonut Vantaan kirjastossa tehdyistä lean-ajatteluun perustuvista uudistuksista.
Lean-ajattelu on toki herättänyt paljon vastustustakin, epäilisin että juuri toiminnan tehostamiseen liittyvän ajattelutavan ja siihen liitetyn pahaenteisen kaiun takia. Jeni Joru kirjoittaa Kirjastolehden kolumnissa vuodelta 2016, että lean-ajattelua soveltaessa tulee olla selkeänä mielessä parhaan mahdollisen kirjaston visio, jotta ei haeta vain vauhtia ilman suuntaa. Samoin Ritva Nyberg toteaa, ensimmäinen edellytys on hyvä strategia. Tässä kohtaa voidaan mennä metsään, jos selkeää näkemystä ei ole.
Vastusta herättää monella myös ajatus luopumisesta. Kirjastotyötä tehdään suurella sydämellä, ja luopumisen tuska voi olla läsnä, kun tähdätään sujuvampaan arkeen. Meidän kaikkien pitäisi kuitenkin hyväksyä, että palveluita pitää jatkuvasti kehittää maailman ja ihmisten tarpeiden muuttuessa. Päätä ei voi laittaa puskaan, vaan kirjaston pitää olla kehityksessä mukana, kuunnellen asiakkaita. Vaan tässä piileekin haaste, kuinka kuunnella kaikkia asiakkaita ja olla reagoimatta jokaiseen yksittäiseen mielipiteeseen.
Koulutuksessa heräsi mielenkiintoista keskustelua kirjaston erilaisista asiakkaista. Toisaalta asiakkaat ovat ulkoisia, toisaalta joku ajatteli kirjaston tuottavan palvelua kunnalle, joka on eräänlainen sisäinen asiakas. Tässä ristipaineessa pitäisi määritellä, mikä on oikeasti tärkeää ja arvokasta. Kenties jotain yhtymäkohtiakin löytyy?
Lean asiantuntijan työssä
Vaikka lean-ajattelu kohdistuu erityisesti prosesseihin ja ns. isomman kuvan kehittämiseen, käsittelimme tässä koulutuksessa myös yksilötasolla oman työn kehittämistä. Tähän liittyen tein muutamia nostoja liittyen palvelumuotoilun graduuni, jonka aiheena on oman työn muotoilu kirjastossa.
Omaa työtään voi yhtä lailla ”liinata” ja miettiä turhan hukan poistamista sieltä. Esimerkiksi keskeneräisen työn määrän rajoittaminen, vaihteluun varautuminen ja virtaustehokkuuden kasvattaminen onnistuu myös oman työn mittakaavassa, vaikka sillä ei kenties saada niin mittavia tuloksia, kuin organisaation tasoisella lean-ajattelulla. Kuitenkin oman työn sujuvoittaminen on hyvä tavoite, jonka eteen voi tehdä yksittäinen työntekijäkin muutoksia, työtään muotoillen. Näin voidaan lisätä työhyvinvointia ja tyytyväisyyttä omaan työhön.
Kirjavinkkejä leanista kiinnostuneille
Nämä kirjat olivat hyödyksi koulutuksen sisällön muotoilussa ja voin suositella niitä lean-ajattelusta kiinnostuneille.
- Tuomas Mikkonen: Lean käytäntöön : opas tieto- ja palvelutyön kehittämiseen
- Sari Torkkola: Lean asiantuntijatyön johtamisessa
Vastaa